Recentemente, dados meus e-mails e papos com diretores e mantenedores de escolas, muitos têm me perguntado se quando eu me refiro a essa preparação, tão presente no meu discurso, eu estou falando do slogan, da identidade visual, da forma de me comunicar com meu público nas redes sociais e do jeito que estará estampado o “Matrículas Abertas” do ano.
A verdade é que sim, me refiro a isso. Mas, não só. Essa é uma pequena (e muito importante) parte de todo o processo.
O que acontece é que, definida essa “linha condutora” do ciclo, começa-se um intenso esforço que vai muito além e é bem mais complexo. Espero dar uma luz para vocês do que é isso nos próximos parágrafos.
O primeiro ponto que surge é um calendário de ações que segue essa linha condutora. Trazer novas famílias interessadas é constância e aparecer várias vezes. Nem sempre é na primeira vez que alguém vê sobre a escola que ela decidirá entrar em contato (e lembre-se: existem muitas escolas querendo a atenção, o contato e a visita dessa família). Por isso, é importante ter uma cadência de publicações, mudança de anúncios, criação de novos vídeos, diferentes ações de e-mail e até um calendário de eventos para receber pais externos.
E você pode até fazer isso sem ter planejado antes, mas a chance de uma boa execução em um tempo tão curto de reação e levando em consideração a rotina maluca de escola, especialmente no segundo semestre, é muito baixa.
O segundo ponto é a formação da equipe de atendimento. Bato muito nessa tecla porque não é assim tão simples. Quando falamos em atendimento, falamos desde o primeiro contato e é nesse contato inicial que, passadas as primeiras informações, a família decide te visitar ou não.
Além disso, essa formação não pode ser algo pontual e trabalho de uma única vez. O processo de captação de novos alunos é dinâmico, muda de ano para ano com as prioridades das famílias. Por isso, o gestor, diretor precisa ser ativo em conversar com esse pessoal e medir a hora de evoluir discurso e posicionamento.
Um último ponto (e que se conecta com conseguir atuar bem no acima) é o de ter controle do processo. A captação de novos alunos está extremamente profissional hoje em dia. Com certeza existe pelo menos uma escola próxima da sua que está mais evoluída nesse processo e evoluindo pelo segundo ou terceiro ciclo.
Quando eu digo ter controle é realmente ter dados, conseguir acompanhar a qualquer momento uma foto da captação de alunos. Uma escola não pode mais titubear em responder quantas visitas teve no último ciclo porque saber isso e agir dentro do ciclo é o que será o mínimo em alguns anos.
Bom, essa é uma síntese do que é preparar para uma captação de alunos. Calendário, formação e controle. Tendo isso em vista e no radar, tenho certeza que você estará pronto para executar ao longo do semestre.
Mas, lembre-se, só isso também não funciona. Em breve, trago mais sobre o processo de acompanhar isso ao longo das semanas e dos meses e agir.
Como sempre, quem quiser bater um papo e falar mais sobre o processo, estou super à disposição. Estou aberto para trocarmos sobre como foi/está sendo a sua preparação por aí e se você chegou sem maiores sustos de volta das férias.
Um abraço!
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