Férias x Preparação para o Ciclo de Captação: podem coexistir?

A última semana foi de alta intensidade nas conversas que busco manter com donos e diretores de escola. É impressionante como o mês de Junho é corrido nas escolas com o fim do semestre, provas, conselho de classe, festa junina e etc. 

Mas, mais do que isso, é muito impressionante como logo depois que tudo dá uma acalmada, a urgência em resolver tópicos do próximo ciclo de matrículas passa a existir.

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E eu super entendendo essa realidade. Escola sempre tem muita coisa acontecendo: um assunto do momento, uma família ou outra que precisa de mais cuidado, trocas de professores inesperadas, muita falta e reposição, etc. Os lados que estão diretamente ligados ao aluno e à aprendizagem têm sua prioridade.

Mas isso, infelizmente, acaba por deixar outros assuntos de lado. Em um cenário em que não existe muito recurso, faz parte que a Captação de Alunos seja um deles, ainda que eu defenda com unhas e dentes que olhar para isso uma vez por semana é extremamente possível.

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Bom, mas meu ponto hoje aqui é que notei nas conversas uma necessidade grande de tentar não só resgatar a temática como também de resolver de uma vez por todas antes das férias escolares ou de um recesso.

E pegando a referência das escolas que estão com a Lumni e de outras que se adiantaram no processo, posso afirmar que, resolver tudo em duas semanas será muito difícil, mas existem formas de você conciliar um descanso (merecido e necessário para aguentar um segundo semestre – que sabemos que é agitado e corrido) com a garantia de andamento na sua preparação para o ciclo.

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Abaixo listo direcionamentos e áreas importantes que conversei com os gestores e que podem contribuir para que você direcione os esforços ao longo de Julho e garanta que, mesmo não estando presente em todo o mês, as coisas possam andar e estarem mais próximas de prontas do que ainda no ponto de partida quando iniciar o segundo semestre.

1. Campanha de matrículas: é importante que exista uma linha condutora do discurso já hoje, antes de Julho. Isto é, qual o diferencial que será comunicado, perseguido e explorado junto com o “Matrículas Abertas”? Isso destrava o time de Marketing a montar o que chamamos de enxoval: pastas, banners, folders, apresentações, brindes, artes para anúncios, vídeos, etc. Que pode perfeitamente ganhar velocidade em Julho, quando menos demanda existe do dia a dia da escola;
2. Planejamento de ações e calendário: quando se trata do time pedagógico, todo diretor e coordenador compõe, junto com o sistema e com os professores, o plano de aulas e procura acompanhar a execução dele. Por que na captação e no marketing não fazemos o mesmo? É de suma importância que, independente se você tenha uma empresa terceirizada ou um time interno, exista um calendário com as ações, semana a semana, do que se espera fazer para atrair famílias, ajudar a andar para matrícula com as que já chegaram e as formas de mostrar o colégio. Exija um plano e construa algo que contemple diferentes formatos: e-mail, blog, redes sociais, espaço físico do colégio, materiais para entrega na visita, etc;
3. O time de atendimento: o time que ficará responsável por conversar com as novas famílias provavelmente já estará recebendo pessoas interessadas e, provavelmente, não tira férias – pelo menos não na totalidade – agora neste mês. Então, aproveite para garantir que esse time seja treinado. Você já repassou os discursos de apresentação do colégio? Já contou as possíveis mudanças que podem acontecer? Já testou para entender se eles sabem responder às demandas das famílias? Lembre-se que hoje em dia a concorrência é grande e um dos maiores diferenciais está no quão bem a escola atende em um primeiro contato;
4. O controle dos números e o acompanhamento do ciclo: muitas escolas ainda não acompanham ou acompanham com planilhas e relatórios difíceis de se ter uma noção real do que está acontecendo no ciclo. Lembre-se que, para atingir um número X de matrículas, você provavelmente precisa receber o dobro de visitas e de muito mais famílias entrando em contato com a escola. Como sempre falo aqui, a escola que não consegue saber o cenário real, não consegue agir durante o ciclo e pode ficar refém, por um ano, de uma escola vazia. Por isso, é muito importante que antes de sair de férias, sejam exploradas as possibilidades e os formatos que serão utilizados para acompanhar o ciclo e, pelo menos, se inicie a implantação desses modelos. Fará toda a diferença ao longo do semestre.

As 4 áreas acima possuem uma grande oportunidade de evolução no mês de Julho e vão depender muito de como direcionar isso hoje, nesta última semana de Junho. Reforço que o ideal é que tudo isso já venha sendo discutido há meses, mas bato na tecla de que é possível correr atrás e ser muito efetivo ainda em Julho.

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No mais, como sempre, fico super à disposição para marcar uma conversa sobre o assunto, sobre os tópicos e até sobre outras áreas que queiram conversar. Vou continuar fazendo isso ao longo de todo o mês.

Para você que entra de férias, um super desejo de boas férias! É realmente importante recuperar o gás porque o segundo semestre e a disciplina e foco que ele exige é surreal. Boa recuperação! 

Para você que continuará por aqui, força na caminhada e vamos aproveitar para andar com muita coisa! E separa aqueles 30 minutinhos para batermos um papo, ok? rsrs

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Um abraço!

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